Kodeks spółek handlowych (KSH) zawiera szereg ograniczeń dotyczących wypłaty dywidendy. Mają one na celu ochronę interesów samej spółki, jej wierzycieli oraz wspólników.

Jednym z takich ograniczeń jest wynikający z art. 191 § 4 KSH (w odniesieniu do sp. z o.o.) oraz z art. 347 § 4 KSH (w odniesieniu do spółki akcyjnej) zakaz wypłaty dywidendy, o ile koszty prac rozwojowych zakwalifikowanych jako aktywa spółki nie zostały całkowicie odpisane. Oznacza to, że podział zysku nie może obejmować kwoty odpowiadającej kosztom prac rozwojowych, a zarząd spółki przed dokonaniem podziału musi upewnić się, że dzielony zysk zostanie pomniejszony o kwotę takich nieodpisanych kosztów. Zasada ta będzie wyłączona w przypadku, gdy suma kapitałów rezerwowych i zapasowych dostępnych do podziału oraz zysków z lat ubiegłych jest co najmniej równa kwocie tych nieodpisanych kosztów prac rozwojowych.

Geneza regulacji

Omawiana regulacja została wprowadzona do KSH w ramach dostosowania przepisów dotyczących podziału zysku spółki do rozwiązań wynikających z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady

013/34/ UE w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek. Okoliczność ta powinna mieć i będzie miała wpływ na sposób interpretacji i zakres omawianego zakazu wypłaty dywidendy. W pierwszej kolejności należy rozstrzygnąć, czym konkretnie są prace rozwojowe. KSH nie zawiera definicji tego terminu. Jednocześnie, definicja zawarta w ustawie z 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce może mieć co najwyżej walor pomocniczy. Wynika to z tego, że skoro art. 191 § 4 KSH (i jego odpowiednik art. 347 § 4 dotyczący spółki akcyjnej) odwołuje się do kosztów prac rozwojowych zakwalifikowanych jako aktywa spółki, to zakresu znaczeniowego tego terminu należy poszukiwać w przepisach określających zasady aktywowania w bilansie spółki kosztów takich właśnie prac. Z uwagi na to, że ustawa o rachunkowości (uRach), wydane na jej podstawie akty wykonawcze oraz Krajowe Standardy Rachunkowości również nie zawierają definicji terminu prace rozwojowe, należy stosować Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) (art. 10 ust. 3 uRach). MSR 38 „Aktywa niematerialne” w procesie powstawania aktywów wyróżnia etap prac badawczych i etap prac rozwojowych. Prace badawcze to działania zmierzające do zdobycia nowej wiedzy oraz dokonania selekcji sposobu wykorzystania rezultatów tychże prac. Prace rozwojowe stanowią działania dużo bardziej zaawansowane. Są one praktycznym zastosowaniem odkryć badawczych lub też osiągnięć innej wiedzy w planowaniu lub projektowaniu produkcji materiałów, urządzeń, produktów, procesów technologicznych, systemów lub usług, które ma miejsce przed rozpoczęciem produkcji komercyjnej lub przed zastosowaniem. Jako przykład prac rozwojowych wskazuje się projektowanie, wykonanie i testowanie prototypów i modeli doświadczalnych (przed ich wdrożeniem do produkcji seryjnej lub użytkowania), projektowanie narzędzi, przyrządów do obróbki, form i matryc z wykorzystaniem nowej technologii czy też projektowanie, wykonanie i funkcjonowanie linii pilotażowej, której wielkość nie umożliwia prowadzenia ekonomicznie uzasadnionej produkcji przeznaczonej na sprzedaż (MSR 38 § 59).

Koszty prac rozwojowych

 Zastosowane w MSR 38 rozróżnienie prac badawczych i rozwojowych jest istotne o tyle, zgodnie z MSR 38 na etapie prowadzonych przez spółkę prac badawczych nie powstaje żaden składnik majątkowy, który mógłby stać się aktywem. Nakłady poniesione na prace badawcze ujmuje się jako koszt w momencie ich poniesienia (MSR 38 § 54). Przepisy uRach natomiast w ogóle uniemożliwiają aktywację kosztów prac badawczych. Zasady aktywacji kosztów prac rozwojowych zawarte są zarówno w uRach (art. 33 ust. 2), jak i w MSR 38. W tym przypadku MSR 38 będą miały zastosowanie jedynie do spółek sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z tymi standardami. Zgodnie z uRach aktywami są kontrolowane przez spółkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Koszty prac rozwojowych mogą stać się aktywem, o ile zostaną spełnione przesłanki do ich uznania za wartości niematerialne i prawne (WNiP). Aktywacja kosztów prac rozwojowych to zatem nic innego jak proces przekształcenia poniesionych wydatków związanych z pracami rozwojowymi w aktywa trwałe niematerialne. Pozwala to na rozłożenie kosztów w czasie poprzez ich pięcioletnią amortyzację. Na gruncie art. 3 ust. 1 pkt 14 oraz art. 33 ust. 2 uRach koszty zakończonych prac rozwojowych zalicza się do WNiP, o ile produkt lub technologia wytwarzania są ściśle ustalone, a dotyczące ich koszty prac rozwojowych wiarygodnie określone, techniczna przydatność produktu lub technologii została stwierdzona i odpowiednio udokumentowana i na tej podstawie jednostka podjęła decyzję o wytwarzaniu tych produktów lub stosowaniu technologii, a ponadto koszty prac rozwojowych zostaną pokryte, według przewidywań, przychodami ze sprzedaży tych produktów lub zastosowania technologii. Z kolei MSR 38 przedstawia zawiera bardzo szczegółowe i rygorystyczne kryteria aktywacji kosztów prac rozwojowych, koncentrujące się na technicznej i ekonomicznej wykonalności projektu oraz wiarygodnym określeniu przyszłych korzyści ekonomicznych. Z powyższego wynika, że samo poniesienie kosztów na prace rozwojowe nie oznacza, że stają się one aktywem trwałym. Decydujące będzie bowiem poniesienie kosztów przed podjęciem produkcji lub zastosowania technologii, pomyślne zakończenie prac rozwojowych, podjęcie decyzji o wdrożeniu oraz wysokie prawdopodobieństwo co do przyszłych korzyści ekonomicznych wynikających z tego wdrożenia. Bardzo ważnym warunkiem jest także to, aby jednostka była w stanie dowieść technicznej przydatności wytworzonego produktu lub usługi. Jeśli to nastąpi, koszty zakończonych prac rozwojowych są ujmowane w bilansie jednostki jako aktywo trwałe i, tak długo jak długo wydatki te nie znajdują pokrycia w kapitałach rezerwowych i zapasowych, będą pomniejszały przeznaczoną do wypłaty dywidendę. Wyżej opisana sytuacja nie budzi istotnych wątpliwości. Mogą one pojawić się w odniesieniu do kosztów prac rozwojowych, które nie zostały zakończone. Przepisy uRach nie wskazują jednoznacznie, gdzie (na jakim koncie) należy ujmować ponoszone koszty prac rozwojowych w okresie wykonywania tych prac do czasu ich zakończenia. Uwzględniając całokształt omawianych regulacji, należy uznać, że koszty niezakończonych prac rozwojowych („czynne koszty prac rozwojowych”) należy (tymczasowo) ujmować na koncie „międzyokresowe rozliczenia kosztów” do czasu ich zakończenia i dokonania oceny pod kątem możliwości aktywowania jako WNIP. Ten sposób ewidencji oznacza odroczenie rozpoznania kosztów prac rozwojowych do momentu, gdy wyniki tych prac staną prawdopodobne. W sytuacji, gdy prace rozwojowe zostaną zakończone powodzeniem, w wyniku czego na wyżej określonych zasadach powstanie wartość niematerialna i prawna, dokonuje się ich przeksięgowania na konto WNiP, a w przypadku gdy do wdrożenia nie dojdzie – w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Z punktu widzenia bilansowego te „międzyokresowe rozliczenia kosztów” są jednak aktywem obrotowym, ponieważ reprezentują przyszłe korzyści ekonomiczne. Z powyższego wynika, że kategoria niezakończonych prac rozwojowych w rozumieniu MSR 38, księgowana na „międzyokresowych rozliczeniach kosztów” tak długo jak nie zostaną one zakończone i ocenione pod kątem uznania ich za WNiP, będzie mimo wszystko pomniejszała kwotę zysku podlegającego wypłacie na rzecz wspólników na zasadach wskazanych w art. 191 § 4 KSH (347 § 4 KSH).

Dotacje bezzwrotne

Jednocześnie należałoby rozważyć, czy w sytuacji, w której koszty prac rozwojowych byłyby finansowane dotacją bezzwrotną, występowałby obowiązek opisanego wyżej pomniejszenia wypłacanej dywidendy o koszty tych prac. Co do zasady, dotacja bezzwrotna na prace rozwojowe powinna być traktowana jako przychód rozliczany w czasie proporcjonalnie do rozliczania kosztów prac rozwojowych. Jeśli koszty prac rozwojowych są aktywowane i rozliczane w czasie, a dotacja jest rozliczana proporcjonalnie do tych kosztów, to obie pozycje mają wpływ na wynik finansowy w kolejnych okresach. W takim przypadku można mówić o czasowym przesunięciu – swego rodzaju rozliczeniach międzyokresowych dotyczących jednak zarówno kosztów, jak i przychodów z dotacji. Ten sposób rozliczenia dotacji bezzwrotnej nie dostarcza żadnych argumentów za odstąpieniem w takim przypadku od uwzględniania kosztów prac rozwojowych finansowanych dotacją bezzwrotną na etapie podziału zysku przeznaczonego do wypłaty na rzecz wspólników. Dokonanie wypłaty dywidendy z naruszeniem cyt. wyżej przepisów prawa może prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji, zarówno dla spółki, jak i dla jej organów oraz wspólników. Zasady odpowiedzialności członków zarządu, rady nadzorczej czy w końcu samych wspólników są raczej powszechnie znane. Nieoczywiste jest natomiast to, że w pewnych sytuacjach nienależnie wypłacona dywidenda może mieć konsekwencje podatkowe, zarówno dla spółki, jak i dla wspólników. Niewykluczone w takiej sytuacji jest ryzyko reklasyfikacji uzyskanego świadczenia jako „rzekomej” dywidendy i ustalenie obciążeń podatkowych jak dla innego świadczenia uzyskanego przez wspólnika od spółki. W praktyce oznacza to, że zarządy spółek muszą dokładnie analizować sprawozdania finansowe i uwzględniać nieodpisane koszty prac rozwojowych przy podejmowaniu decyzji o wypłacie dywidendy.

Powyższy artykuł autorstwa Beaty Krzyżagórskiej-Żurek (adwokat, partner zarządzającej kancelarii Krzyżagórska Łoboda i Partnerzy) ukazał się w gazecie Rzeczpospolita w dniu 8 kwietnia 2025 r.