W dniu 24 czerwca w Dzienniku Ustaw została opublikowana ustawa o ochronie sygnalistów, implementująca do polskiego porządku prawnego dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nowe przepisy będą obowiązywać już od 25 września, za wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, których obowiązywanie rozpocznie się 3 miesiące później – 25 grudnia.

Podstawowe informacje:

Zgodnie z ustawą przepisy krajowe regulują zgłaszanie naruszeń prawa dotyczących zarówno podmiotów z sektora publicznego, jak i podmiotów z sektora prywatnego. W związku ze zbliżającym się początkiem obowiązywania przepisów, niebawem w przedsiębiorstwach powstanie wymóg prawnego wdrożenia odpowiednich procedur wewnętrznych i kanałów zgłoszeń.

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów określają możliwości zgłaszania naruszeń prawa i zasady ochrony sygnalistów, a zostały wprowadzone przede wszystkim w celu poprawy egzekwowania przepisów w wybranych, kluczowych dziedzinach z perspektywy interesu publicznego. Naruszeniem prawa, według przyjętej ustawy, jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące m.in.

1. 1. korupcji;
2. 2. zamówień publicznych;
3. 3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. 4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. 5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. 6. bezpieczeństwa transportu;
7. 7. ochrony środowiska;
8. 8. ochrony konsumentów;
9. 9. ochrony prywatności i danych osobowych.

Ustawa reguluje zasady ochrony sygnalistów oraz zgłaszania i rozpatrywania ww. naruszeń w 3 możliwych wariantach:

1. 1. trybie procedury zgłoszeń wewnętrznych, którym jest ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
2. 2. zgłoszeń zewnętrznych, czyli ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa lub
3. 3. ujawnienia publicznego, przez które rozumie się podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej przez samego sygnalistę z pominięciem pozostałych kanałów zgłoszeń.

Z punktu widzenia przedsiębiorców najistotniejszy może wydawać się tryb procedury zgłoszeń wewnętrznych i to on budzi póki co największe niewiadome na rynku, dlatego w głównej mierze tego aspektu będzie dotyczyć niniejsza analiza.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to każda osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą („przeszłymi, obecnymi lub przyszłymi  działaniami związanymi z wykonywaniem pracy”) uzyskała informację o naruszeniu prawa i następnie dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego tej informacji.

Informacją o naruszeniu prawa jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotycząca zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, z którą sygnalista pozostaje w relacji zawodowej lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Poprzez zawartą w ustawie definicję „kontekstu związanego z pracą” należy rozumieć, że zgłoszenia wewnętrzne mogą dotyczyć funkcjonowania danej organizacji bezpośrednio bądź pośrednio. Stąd sygnalistą może być nie tylko pracownik zatrudniony w ramach umowy o pracę, ale także np. pracownik tymczasowy, osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, akcjonariusz, wolontariusz, praktykant, stażysta, kontrahent czy dostawca.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że jako warunek objęcia sygnalisty ochroną wskazano działanie w dobrej wierze. Sygnalista ma posiadać uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ponadto, w sytuacji gdy sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, takie zgłoszenie lub ujawnienie nie może stanowić podstawy jego odpowiedzialności.

Jak wynika z powyższego przepisy ustawy nie nakładają na sygnalistę, ujawniającego naruszenie prawa poprzez procedurę wewnętrzną, bezpośredniego obowiązku działania w celu realizacji zasad współżycia społecznego czy ochrony interesu publicznego. Działanie w dobrej wierze jest wystarczające dla objęcia go ochroną.

Kto będzie zobowiązany do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Podmiotem prawnym jest zarówno podmiot prywatny jak i publiczny i to na te podmioty został nałożony obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Jako kryterium objęcia pracodawców powyższym obowiązkiem wskazano poziom zatrudnienia. Wprowadzenie procedury zgłoszeń jest obowiązkowe dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób. Do liczby osób zatrudnianych wlicza się:

– pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, w przeliczeniu na pełne etaty;

– osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli same nie są pracodawcami, niezależnie od podstawy zatrudnienia (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło, B2B).

Krótko podsumowując powyższe – umowy o pracę liczy się etatowo, natomiast pozostałe umowy ilościowo.

Natomiast minimalny próg zatrudniania nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w niżej przedstawionych sektorach, objętych zakresem wskazanym w ustawie, tj. w ramach:

– usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT),

– bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Podmioty takie mają obowiązek wprowadzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń, bez względu na ilość zatrudnianych pracowników.

Jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczące mniej niż 10 000 mieszkańców nie będą miały obowiązku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Natomiast będą mogły to zrobić dobrowolnie, podobnie jak podmioty, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób.

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Dla organizacji objętych obowiązkiem przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych jest dokumentem obligatoryjnym. Określa ona zasady przyjmowania oraz rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów i powinna zostać opracowana na podstawie ustawy, tak aby spełniać jej wymagania. Z tego względu np. w zakresie przywołanego na początku katalogu naruszeń prawa, przyjęta przez pracodawcę procedura nie może ograniczać się jedynie do praw pracowniczych, a musi zapewniać tryb i obsługę zgłoszeń dowolnych naruszeń przepisów prawa z zakresu wskazanego w ustawie.

Dlatego w przypadku aktualnego posiadania procedury w zakładzie pracy, możliwe jest powstanie konieczności weryfikacji i ewentualnego wdrożenia nowej procedury zgodnie z regulacjami przyjętymi w ustawie. Jednym z warunków jest m.in. obowiązek konsultacji treści procedury np. z zakładową organizacją związkową. Warto jednak wskazać, że mimo obowiązku konsultacji, jej wyniki nie są dla podmiotu prawnego wiążące.

Jednym z najistotniejszych elementów wewnętrznego systemu zgłoszeń jest wybór kanałów (sposobów) zgłoszeń, które służą do przekazywania przez sygnalistów informacji o naruszeniach prawa. Wybrany sposób powinien dawać możliwość dokonania zgłoszenia co najmniej ustnie lub pisemnie. Zgodnie z ustawą zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Zapewnienie bezpieczeństwa oraz poufnych warunków zgłaszania naruszeń prawa należy do obowiązków pracodawcy, który przy wyborze odpowiedniego kanału powinien kierować się zasadą proporcjonalności oraz uwzględniać indywidualne warunki panujące w organizacji.

Procedura powinna być co do zasady sporządzona w języku polskim i określać:

1. 1. podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2. 2. kanały zgłoszeń;
3. 3. podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych – powinna to być bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, przy czym funkcję tę może pełnić podmiot lub osoba przyjmująca zgłoszenia, jeżeli zapewniono bezstronność;
4. 4. tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi – informację, czy takie zgłoszenia będą przyjmowane i rozpatrywane;
5. 5. obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
6. 6. obowiązek podjęcia działań następczych;
7. 7. obowiązek przekazania informacji zwrotnej;
8. 8. informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Obowiązki dla przedsiębiorców

Pracodawca ma obowiązek zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań (np. odmowa nawiązania stosunku pracy czy wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy).

Co istotne, sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, będzie miał prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku (w 2023 r. wyniosło ono 7155,48 zł). Natomiast osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

Terminy

1. 1. Procedura wewnętrzna w danej organizacji ma wejść w życie w terminie 7 dni od ogłoszenia, natomiast konsultacja ze wskazanymi podmiotami (np. zakładową organizacją związkową) ma trwać od 5 do 10 dni, stąd czas potrzebny na przygotowanie treści procedury może wynieść w rzeczywistości około 3-4 tygodnie.
2. 2. Podmiot prawny ma obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. 3. W terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego podmiot prawny powinien przekazać sygnaliście informację zwrotną w sprawie zgłoszenia.

Ustawa wprowadza sankcje za:

1. 1. ujawnienie tożsamości osób zgłaszających naruszenia w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku;
2. 2. podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2,
   1. · jeżeli sprawca tego czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3 – w orzecznictwie za uporczywe uznaje się zachowania trwające co najmniej 3 miesiące;
3. 3. uniemożliwianie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku;
4. 4. brak ustanowienia procedury wewnętrznej, jak również ustanowienie jej z istotnym naruszeniem warunków ustawowych, co stanowi wykroczenie i podlega karze grzywny;
5. 5. natomiast kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Podsumowanie

Z oceną rzeczywistego skutku i oddziaływania regulacji zawartych w ustawie o ochronie sygnalistów należy jeszcze poczekać, jednak już teraz można uznać określone w ustawie warunki zgłoszeń wewnętrznych i zasady ochrony sygnalistów za element szerszej koncepcji, jaką jest tzw.społeczna odpowiedzialność biznesu (CSR). Jest to strategia zarządzania, zgodnie z którą przedsiębiorstwa w swoich działaniach dobrowolnie uwzględniają interesy społeczne, ochronę środowiska czy relacje z różnymi grupami interesariuszy, w tym z pracownikami. Ustawa o ochronie sygnalistów jest przykładem tworzenia coraz to nowszych regulacji prawnych w duchu CSR, które mają oddziaływać w kierunku zrównoważonego rozwoju, budować większe zrozumienie i akceptację społeczną. Miejmy nadzieję, że cele te będą sukcesywnie realizowane, również za pomocą omówionej regulacji.

Podstawa prawna: art. 2 pkt 3) oraz 5), art. 3 ust. 1, art. 4 ust. 1, art. 6, art. 11, art.12 ust. 1, art. 14, art. 15, art. 16 ust. 1, art. 23-27, art. 54-58 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).